Точность данных

Для поддержания точности данных обеспечьте ежедневное выполнение следующих задач:

Если листок подбора распечатан — займитесь его исполнением. Наиболее успешные дистрибьюторы ограничивают время, до которого можно подать заявку. Все заявки, поданные до этого времени, обрабатываются, и распечатывается листок подбора заказа. Предполагается, что складские работники обслужат все листки подбора до конца рабочего дня. Конечно, бывают и исключения. На обслуживание заказа, в котором больше ста позиций, одного дня может не хватить. С другой стороны, у покупателя может быть форс-мажорная ситуация. Не хотел бы я в качестве менеджера по продажам сказать попавшему в затруднение покупателю: «Я бы вам помог, но в соответствии с нашей корпоративной политикой заявки, принятые после 15:30, не обслуживаются раньше следующего дня». Оперативное обслуживание всех заказов и трансферов помогает обеспечению соответствия данных компьютера с реальным положением на конец дня.

Прибывшие товары должны быть разложены в течение 24 часов после прибытия. Многие дистрибьюторы раскладывают прибывшие товары тогда, когда нет покупательских заказов. Маркированная упаковка, снятая с прибывших товаров, отправляется в офис для занесения информации в компьютер. Но сами товары часто остаются в зоне приемки в ожидании, «когда будет свободное время».

Данные о доступных запасах каждого товара, как правило, заносятся в компьютер сразу по прибытии новой партии. Если товары при этом не раскладываются по ячейкам, данные компьютера не будут совпадать с тем, что на самом деле лежит на полках. В такой ситуации эффективная периодическая инвентаризация затруднена, если вообще возможна. А скапливающиеся в зоне приемки товары создают новые проблемы:

Выполнение заказов отнимает больше времени. Обслуживающий заказ сотрудник может увидеть пустую полку и отправить отказ.

Когда компьютер все же покажет, что товар на складе есть, начнутся поиски. Даже если сотрудник знает, что нужный товар находится в зоне приемки, все равно потребуется время, чтобы отыскать его в куче других.

Товары, валяющиеся под ногами, чаще повреждаются, чем те, что положенына место. На своем же месте они обычно лежат до момента продажи. Сложенные в зоне приемки товары будут постоянно перекладываться с места на место, чтобы освободить пространство для других прибывающих товаров. При каждом перемещении есть вероятность испортить продукцию.

Продукция может исчезнуть. Как известно, зона приемки — не самое спокойное место. Здесь постоянно толкутся водители, экспедиторы и прочий персонал. Все ли эти люди заслуживают доверия? Если появится возможность, не украдет ли кто-нибудь из них товар при выходе?

Оформляйте возвращенную покупателем продукцию в день прибытия. Нередко менеджеры по продажам испытывают отвращение к записям о долге. В конце концов долги, как правило, отрицательно сказываются на их комиссионных. Если вы посмотрите на их столы (или пороетесь в их ящиках), то обнаружите кучу записок о долгах, обработка которых отложена до «лучших времен».

Как известно, данные в компьютере обновляются только после оформления возвращенной продукции. Но зачастую вернувшаяся от заказчика продукция раскладывается сразу по прибытии. И снова возникает несоответствие между данными компьютера и реальными запасами.

Можно, конечно, сгрузить эту продукцию на стол к менеджеру в ожидании обработки соответствующих документов, но это не лучшее решение проблемы.