Регистрируйте все выходящие со склада материалы

Берут ли ваши работники товары для образцов без документального оформления? Возможно, они не думают, что поступают неправильно, но из-за этого возникают несоответствия в данных. Ваш компьютер не знает, что изделие было унесено, поэтому неправильно отображает наличное количество. В результате может возникнуть одна из следующих ситуаций.

Не осуществляется своевременное пополнение запасов, так как система считает, что товаров больше, чем есть на самом деле.

Изделие резервируется за покупателем, поскольку компьютер показывает, что оно есть в наличии. Покупатель проехал 20 миль, чтобы его забрать, но вы обнаруживаете, что «буфет пуст».

И снова слышите знакомую фразу: «Я не виноват. У компьютера мозги набекрень». Это оправдание отлично работает, потому что компьютеры не могут постоять за себя. Но на самом деле проблема не в компьютере, а в «сильно занятом» торговом персонале (или в техническом, «одолжившем» нужную деталь).

Эта проблема легко решается. Обеспечить точность данных о наличии товаров на складе и в пользовании каждого менеджера по продажам можно следующим образом.

Заведите товарный счет на каждого торгового или технического работника.

Записывайте каждый образец, который берет представитель торгового или технического персонала для обслуживания нового заказа. В результате будет увеличиваться число используемых товаров и уменьшаться наличный запас.

НЕ ВЫПИСЫВАЙТЕ СЧЕТОВ-ФАКТУР! По крайней мере, не сразу.

Если товар возвращают, удалите данные о его изъятии. Количество используемого товара уменьшится, а показатель наличного запаса станет таким же, как до взятия товара для образца.

Регулярно просматривайте информацию о том, сколько за каждым сотрудником числится товаров. Выясняйте, когда эти «подвешенные запасы» будут возвращены.

Введите непреложное правило: НИКАКОЙ ТОВАР НЕ ДОЛЖЕН ПОКИДАТЬ СКЛАД БЕЗ ОФОРМЛЕНИЯ! Нарушители немедленно увольняются. Или доедают гору тех самых «горячих пирожков», оставшихся на складе с прошлого Рождества.

Это означает, что ваши работники больше не смогут обменять один товар на другой «без бумажной волокиты». И вашим покупателям придется немножко подождать, пока оформят все нужные документы. Но это необходимо для эффективного управления складом. В конце концов, разве в банке сотрудникам дозволено брать из хранилища образцы без оформления? А чем ваши запасы хуже банковских? Они должны превратиться в деньги, прежде чем их можно будет обменять на еду, одежду, билеты на футбольный матч и прочие жизненно необходимые вещи.

Большинство успешных дистрибьюторских компаний упорядочивают процедуры обработки следующих типов операций:

Обычная приемка — по предварительно оформленным закупочным и трансферным документам.

Неожиданная приемка — груз пришел неожиданно.

Внутренние заявки — на продукцию, которая будет потреблена внутри компании.

Продажи:

поставка по заказам;

самостоятельный забор товаров покупателем;

продажа за наличные;

прямая (вертикальная) поставка;

продажа неноменклатурных товаров.

Перемещение продукции на другие склады или в другие места.

Расход на сборку.

Перемещение между участками внутри склада.

Возврат номенклатурной продукции.

Возврат неноменклатурной продукции.

Возврат поврежденной продукции.

Возврат продукции вашему поставщику.

Корректировка доступных запасов. — Кому позволено вносить корректировку? При каких обстоятельствах?

Выброс и списывание продукции.

Вероятно, вы можете пополнить этот перечень. Помните, что в запасы вложены средства. Следует утвердить процедуру регистрации каждого типа операций вашей компании. В приложении C приведена анкета, которая поможет вам в документировании движения товаров.