Своевременно проводите инвентаризацию товара и обработку документации

К сожалению, большинство дистрибьюторов проверяют остатки запасов по компьютерной базе только раз в год, во время физической инвентаризации. Все запасы подвергаются физическому пересчету, и данные компьютера приводятся в соответствие с реальностью. Действительно, физическая инвентаризация уточняет данные (смелое предположение в отношении многих дистрибьюторов), но как долго они будут оставаться точными?

Месяц? Два месяца? Полгода? А какая часть запасов будет правильно отображена в компьютере 11 месяцев спустя после пересчета?

Наше исследование показывает, что чем чаще прибывает или отгружается товар, тем меньше точность данных о нем в компьютере. Это объяснимо. Каждое обращение к ячейке связано с возможностью возникновения ошибки (или, используя новый термин, искажения). Продукция может быть помещена не в ту ячейку или может быть взят не тот товар для отправки.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами системы управления складом, необходимо, чтобы точность данных в ней достигала хотя бы 97%.

Это означает, что доступный запас по каждому товару не должен отличаться от показанного в компьютере более чем на 3%. Если компьютер говорит, что на полке есть 100 изделий, то в действительности их должно быть не меньше 97 и не больше 103. Примите 97% за минимально допустимый стандарт. Стопроцентная точность — это идеал.

Естественно, необходимая точность зависит от товара. Найдутся такие товарные позиции, для которых, возможно, постоянно будет нужна 100%-ная точность. В отношении других товаров меньшая точность не окажет пагубного влияния на бизнес. В целом же всем дистрибьюторам следует стремиться к точности не ниже 97%.

Лучший способ обеспечения этой точности — постоянный пересчет товаров. Пересчитывайте часть запасов каждый день. Этот процесс называется периодической (скользящей) инвентаризацией. При этом данные компьютера сравниваются с результатами физического подсчета.

К сожалению, на многих складах листки подбора могут днями лежать в куче «для выполнения», прежде чем заказ будет выполнен. Кажется, что на эти листки действует закон гравитации: чем больше в листке указано товарных позиций, тем быстрее он уходит на дно. С другой стороны, прибывшие товары скапливаются в зоне приемки, хотя отведенные для них ячейки пусты.

А торговый персонал откладывает документирование возвращенной продукции, пока для этого «найдется время».